Déclaration relative à la protection des données

Cette déclaration générale de protection des données a pour but de vous informer des traitements de données personnelles vous concernant mis en œuvre dans le cadre de l’utilisation de nos services, l’achat de nos produits, de la newsletter, de la navigation sur notre site web et notre app.

1- Qui traite vos données personnelles ?

Le responsable du traitement est Phaze bike SA, dont le siège est Boulevard de l’Arc-en-Ciel 9, 1023 Crissier.

Vous pouvez contacter Phaze bike SA :

par e-mail : hello@phaze.ch
par courrier postal : Boulevard de l’Arc-en-Ciel 9, 1023 Crissier

2- Quelles données traitons-nous à votre sujet ?

Nous collectons les données ci-dessous directement auprès de vous :

Identité (prénom, nom). Ces données sont conservées pendant 10 ans après la fin de la relation contractuelle pour des raisons légales ou à des fins de preuves dans l’attente de l’expiration des délais de prescription applicables.
Coordonnées (adresse de courriel, adresse postale). Ces données sont conservées pendant 10 ans après la fin de la relation contractuelle pour des raisons légales ou à des fins de preuves dans l’attente de l’expiration des délais de prescription applicables.
Facturation (montant et échéance des factures, rappels, justificatifs). Ces données sont conservées pendant 10 ans après la fin de chaque exercice comptable, conformément à l’art. 958f CO.
Correspondances (échanges de courriels, comptes-rendus téléphoniques, courriers postaux). Ces données sont conservées pendant 10 ans après la fin de la relation contractuelle pour des raisons légales ou à des fins de preuves dans l’attente de l’expiration des délais de prescription applicables.
Données techniques (adresse IP, adresse MAC, horodatage). Ces données sont conservées 12 mois après leur collecte pour des raisons techniques et de sécurité de nos installations informatiques.

Nous collectons aussi les données suivantes auprès de tiers :

Données relatives à l’utilisation de vélos mis à disposition par Phaze bike (Nombre d’heures de réservations de vélo, Dates et heures des prises et restitution des vélos, dates et heures de la conclusion de la réservation, station de prise et restitution des vélos, nombre de réservations, kilomètres parcourus, itinéraires parcourus, emplacement GPS des vélos en tout temps). Ces données sont collectées par le biais de l’application mise à votre disposition par Phaze bike SA. Ces données sont conservées pendant 10 ans après la fin de la relation contractuelle pour des raisons légales ou à des fins de preuves dans l’attente de l’expiration des délais de prescription applicables.

3- Dans quels buts traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données personnelles afin de :

conclure des relations contractuelles et exécuter celles-ci conformément aux dispositions prévues dans les contrats ;
communiquer avec vous par tout moyen de communication approprié afin de répondre à vos questions concernant nos prestations, vous offrir nos services et notre aide, et enregistrer des réclamations et plaintes ;
procéder à un profilage combinant différentes données personnelles afin de mieux comprendre vos intérêts et préférences parmi nos produits et services ;
améliorer nos services, nos produits et nos activités commerciales par le biais d’études de marché et enquêtes de satisfaction ;
planifier nos activités commerciales ;
réaliser des statistiques ;
vérifier que nos activités sont conformes à la législation applicable ainsi qu’à notre réglementation interne ;
analyser des risques, détecter des abus, mettre en place des mesures de sécurité et contrôler que ces mesures sont efficaces ;
répondre à vos questions et demandes relatives à la protection des données, en particulier lorsque vous souhaitez exercer l’un de vos droits prévus par la législation.

Si nous souhaitons traiter vos données personnelles à des fins autres que celles mentionnées ci-dessus, nous les utiliserons dans le cadre des dispositions légales applicables, pour autant que cette utilisation soit compatible avec les finalités initiales. Dans les autres cas, vous en serez préalablement informé, p. ex. au moyen d’une déclaration particulière de protection des données.

4- Quelles bases juridiques servent au traitement de vos données ?

La plupart des traitements que nous mettons en œuvre sont strictement nécessaires à la conclusion, à l’exécution et à la liquidation des contrats avec vous.

D’autres traitements reposent sur notre intérêt légitime ou celui d’un tiers. C’est le cas notamment pour les traitements à des fins de profilage, d’amélioration de nos services, de statistiques et d’études de marché. Il en va de même pour la défense de nos intérêts en justice et la gestion des litiges, en particulier ceux qui n’ont pas une base contractuelle.

5- Vos données servent-elles à des opérations de profilage ?

Comme indiqué parmi les finalités des traitements mis en œuvre, nous réalisons des activités de profilage vous concernant au moyen de toutes les données à notre disposition (données de base, données contractuelles, données relatives à vos préférences et à votre comportement, etc.). Le profilage mis en œuvre sert à mieux comprendre vos intérêts et préférences parmi nos services.

6- A qui communiquons-nous vos données ?

Dans le cadre de la relation contractuelle qui vous lie à nous et des autres finalités mentionnées au chiffre 3 ci-dessus, nous sommes amenés à communiquer tout ou partie de vos données aux destinataires suivants :

Prestataires. Nous travaillons avec différents prestataires qui nous permettent de mettre en œuvre certains traitements de données et de mener à bien certaines activités. Il s’agit notamment de prestataires informatiques et de régies publicitaires. Ces prestataires peuvent agir sur nos instructions en tant que sous-traitants, en tant que responsables conjoints s’ils travaillent directement avec nous sur certains traitements, ou comme responsables indépendants du traitement des données si nous les leur communiquons pour qu’ils les traitent pour des finalités qui leur sont propres.
Autorités. Lorsque nous y sommes contraints par le cadre légal, lorsque nous en avons le droit ou lorsqu’il en va de la protection de nos intérêts, nous communiquons des données personnelles vous concernant aux autorités suisses ou étrangères.

Lorsque nous communiquons vos données à des destinataires qui agissent en qualité de sous-traitants, nous vérifions s’ils communiquent eux aussi des données à des tiers et exigeons des garanties de ces communications, notamment quant à leur nécessité et à leur sécurité. Le cas échéant, nous restreindrons le traitement de vos données par certains de nos sous-traitants. En revanche, ces vérifications et restrictions ne pourront être mises en œuvre à l’égard de certains destinataires agissant comme responsables indépendants du traitement, en particulier les autorités.

7- Transférons-nous vos données à l’étranger ?

Nous travaillons avec des prestataires et des partenaires qui ne sont pas situés en Suisse. Nous leur transférons donc certaines données personnelles lorsque ce transfert est nécessaire aux finalités décrites au chiffre 3 ci-dessus et qu’il respecte le cadre légal applicable.

Nous utilisons en outre des services informatiques de prestataires étrangers. Nous nous efforçons de conserver les données en Suisse, mais arrive que cela soit impossible. Dans ce cas, nous privilégions les pays de l’Espace économique européen et les pays offrant un niveau de protection adéquat.

Nous transférerons des données personnelles :

Etats-Unis, pour des raisons techniques ou opérationnelles,
Pays hors-UE, car nous pouvons faire appel à des prestataires ou partenaires situés dans ces pays lorsqu’une prestation facultative que vous souhaitez obtenir l’exige,
à des prestataires, partenaires ou autorités situés dans n’importe quel pays lorsque une de vos demandes de prestation facultatives l’exigent.

En ce qui concerne le transfert de données vers des pays n’offrant pas un niveau de protection adéquat, nous avons obtenu de nos partenaires et prestataires qu’ils s’engagent à respecter les clauses contractuelles types de l’Union européenne, le cas échéant avec des mesures supplémentaires.

Nous vous rappelons aussi qu’en raison des règles techniques liées au fonctionnement du réseau, la transmission par Internet de données personnelles entre personnes ou entités situées dans le même pays peut transiter par d’autres pays. Ces transits sont indépendants de notre volonté.

8- Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous traitons vos données personnelles aussi longtemps que les finalités de chaque traitement l’exigent. Ces finalités incluent les obligations légales de conservation ainsi que les durées de conservation que nous avons définies nous-mêmes afin de protéger nos propres intérêts (gouvernance de l’entreprise, documentation et sauvegarde de moyens de preuve). Dans tous les cas, lorsque tous les délais de conservation sont échus, vos données personnelles sont anonymisées ou détruites.

Des durées de conservation spécifiques ont été indiquées au chiffre 2 ci-dessus pour chaque catégorie de données personnelles. Ces durées peuvent cependant être prolongées pour des raisons techniques lorsque les données en question se retrouvent dans notre système de sauvegarde à long terme. Dans ce cas, nous prenons toutes les mesures de sécurité pour restreindre les accès aux sauvegardes à un nombre très restreint de personnes et pour limiter le traitement des données au simple stockage. Nous nous engageons en outre à détruire irrémédiablement les données se trouvant dans les sauvegardes dès que cela s’avère techniquement possible.

9- Comment protégeons-nous vos données ?

Les mesures techniques, organisationnelles et juridiques nécessaires pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles sont prises en fonction notamment des risques que présentent pour vous les traitements réalisés et le caractère sensible ou non des données concernées.

Nous nous efforçons constamment d’améliorer ces mesures afin de préserver la sécurité de vos données personnelles.

10- Quels sont vos droits relatifs à la protection de vos données ?

Vos droits concernant vos données personnelles comprennent ceux de :

nous demander des informations sur vos données personnelles que nous traitons ainsi qu’une copie desdites données ;
nous demander de faire corriger ou compléter des données incorrectes ou incomplètes ;
nous demander de supprimer vos données, à moins par exemple qu’une base légale ou notre intérêt légitime nous oblige ou nous autorise à conserver vos données plus longtemps ;
nous demander de limiter le traitement de vos données ;
nous indiquer à tout moment la révocation de votre consentement aux traitements de données pour lesquels votre consentement a été demandé ;
nous signifier en tout temps votre opposition au traitement de vos données personnelles à des fins promotionnelles et publicitaires ;
nous signifier en tout temps votre opposition à n’importe quel autre traitement, à moins par exemple qu’une base légale ou notre intérêt légitime nous oblige ou nous autorise à poursuivre le traitement ;
nous demander vos données sur un format portable lorsque le traitement de vos données se fait de manière automatisée, sur la base de votre consentement ou d’un contrat ;
vous adresser au PFPDT (lorsque le traitement relève de la LPD) ou à une autorité de contrôle d’un pays de l’EEE (lorsque le traitement relève du RGPD) lorsque vous souhaitez contester la façon dont nous traitons vos données ou votre demande d’exercice de vos droits, respectivement pour déposer une dénonciation ou une plainte.

Nous vous informerons des éventuelles conditions ou restrictions qui peuvent s’appliquer à l’exercice de vos droits.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant directement (voir chiffre 1 ci-dessus). Nous nous réservons le droit d’exiger des données supplémentaires afin de vous identifier, notamment au moyen d’une copie d’une pièce d’identité officielle en cours de validité. Pour faciliter le traitement de votre demande, nous vous prions aussi d’indiquer précisément quel(s) droit(s) vous souhaitez faire valoir, et leur étendue.

Afin de limiter le gaspillage de papier lorsque vous demandez à obtenir une copie de vos données personnelles, nous vous les mettrons à disposition au format numérique. En outre, veuillez noter qu’en vertu des dispositions légales applicables, nous pouvons vous demander une participation financière équitable (300 CHF au maximum) si votre demande occasionne des efforts disproportionnés. Vous en serez informé au préalable afin de vous permettre de prendre position.

11- Quand mettons-nous à jour cette déclaration ?

La présente déclaration peut être mise à jour en tout temps. La version publiée ici, sur notre site web, constitue la version la plus récente et fait foi. Elle remplace toutes les clauses générales de protection des données antérieures ou contraires à la présente déclaration.

Dernière mise à jour : 1er janvier 2024